Täglich werden viele Besucher empfangen, z. B. Kunden, Partner und Lieferanten, die nur zu bestimmten Bereichen Zutritt haben sollen.
Visitor Management
Wollen Sie Ihre Besucherprozesse sicher und vorschriftsmäßig automatisieren und gleichzeitig Ihren Besuchern einen reibungslosen Ablauf bieten?
Der Besuchermanagement-Prozess Ihrer Organisation ist eine Kombination von Gastfreundschaft und Sicherheitsprüfung.
Mit geeigneten Systemen und Prozessen wird er effizient, sicher und nachvollziehbar. Sind diese nicht vorhanden, erfordert er zahlreiche manuelle Tätigkeiten, doppelte Arbeitsschritte und verursacht unnötige Warteschlangen am Empfang.
Häufige Herausforderungen
Umfangreiche Sicherheitsanforderungen müssen erfüllt werden (Überprüfung des Besuchsgrundes und der Identität des Besuchers).
Besucher haben Wartezeiten am Empfang.
Die Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen ist ressourcenintensiv.
Die rechtlichen Anforderungen an eine lückenlose Dokumentation zur Nachverfolgbarkeit von Besucherdaten müssen erfüllt werden, z. B. im Rahmen von NIS2.
Mit unserem Modul Visitor Management unterstützen wir Ihre Organisation dabei, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und alle Prozesse sicher, nachvollziehbar und revisionssicher zu gestalten.
Darüber hinaus wird dank der reibungslosen Abläufe ein nachhaltig positiver Eindruck bei Ihren Gästen hinterlassen.
Automatisieren Sie Ihr Besuchermanagement und reduzieren Sie Arbeitsaufwand und Kosten!
Hauptvorteile
Höhere Sicherheit und Compliance (z. B. mit NIS2) durch Nachverfolgbarkeit von Besuchen: Wer ist wann wohin gegangen (mit oder ohne Begleitung), wie lange ist die Person geblieben?
Einfacher Prozess über das Besucherportal
Self-Service-Onlineregistrierung und automatische Authentifizierung (Kiosk-Terminal)
Konfigurierbare Workflows für Einladungen, Genehmigungen und Selbstregistrierung
Arbeitsaufwand am Empfang wird reduziert (Kosten- und Zeitersparnis)
Erhöhte Besucherzufriedenheit (Vermeidung von Wartezeiten)
So funktioniert die Lösung
Besuchereinladung
Als Gastgeber können Sie für Ihre Besucher einen Termin mit optionaler Raumbuchung vereinbaren, und Ihre Gäste erhalten automatisch eine Einladung.
Selbstregistrierung
Ihr Besucher erhält einen Link zum Besuchermanagement-Portal, in welchem er den Termin bestätigt und seine persönlichen Daten zur Vorabregistrierung eingibt. Zusätzliche Informationen, z. B. Sicherheitshinweise oder Kartenmaterial, können dem Besucher über das Portal zur Verfügung gestellt werden. Ein QR-Code zur Identifizierung vor Ort wird bereitgestellt, und Sie als Gastgeber werden über die Terminbestätigung und die erfolgte Dateneingabe benachrichtigt.
Check-in
Bei der Ankunft kann Ihr Besucher mit dem erhaltenen QR-Code entweder über ein Self-Service-Terminal (mit der Möglichkeit einer zusätzlichen Identitätsüberprüfung) oder an der Rezeption einchecken. Ihr Besucher erhält eine Besucherkarte, und Sie als Gastgeber werden darüber informiert, dass Ihr Besucher angekommen ist und eingecheckt hat.
Zutrittsberechtigungen
Bei Bedarf können Sie Ihrem Besucher auf seiner Karte die Berechtigung erteilen, Zutritt zu Ihrem Besprechungsraum zu haben, ohne dass er von Ihnen als Gastgeber abgeholt werden muss. Nach dem Besuch wird diese Berechtigung automatisch wieder entfernt.
Die Automatisierung gewährleistet einen nahtlosen Prozess mit sicherer Identitätsprüfung der Besucher.
Wenn Besucher am Self-Service-Terminal einchecken, wird deren Identität automatisch mit einem optional integrierten Pass- oder Ausweisscanner überprüft.
Benötigen Sie weitere Informationen?
Unser Team ist immer für Sie da!