Elke dag worden er veel bezoekers ontvangen, bijvoorbeeld klanten, partners en leveranciers, die alleen toegang hebben tot bepaalde gebieden.
Visitor Management
Je moet je bezoekersproces op een veilige en conforme manier automatiseren en tegelijkertijd je bezoekers een soepele ervaring geven?
Het proces voor het beheren van bezoekers aan uw organisatie is een combinatie van gastvrijheid en veiligheidsverificati. Met de juiste systemen en processen wordt het efficiënt, veilig en traceerbaar, maar zonder deze is het afhankelijk van handmatige activiteiten, dubbele taken en onnodige wachtrijen.
Veelvoorkomende uitdagingen
Er moet aan uitgebreide veiligheidseisen worden voldaan (controle van de reden van het bezoek en de identiteit van de bezoeker).
Bezoekers hebben wachttijden bij uw receptie.
Communicatie en coördinatie tussen verschillende afdelingen vergt veel resources.
Het is niet eenvoudig om te voldoen aan de wettelijke vereisten met betrekking tot volledige documentatie voor de traceerbaarheid van bezoekersgegevens, bijvoorbeeld NIS2.
Met onze Visitor Management module, ondersteunen we uw organisatie bij het verminderen van administratieve inspanningen en maken we alle processen veilig, traceerbaar en compliant.
Bovendien wordt dankzij de soepele workflows een blijvende positieve indruk gecreëerd bij uw gasten.
Automatiseer je bezoekersbeheer en verlaag je werkdruk en kosten!
Belangrijkste voordelen
Meer veiligheid en naleving (bijv. met NIS2) door traceerbaarheid van bezoeken: Wie ging waarheen en wanneer (met of zonder begeleiding), hoe lang bleef de persoon?
Een eenvoudig proces via het bezoekersportaal
Zelfregistratie online en automatische authenticatie en check-in
Configureerbare workflows voor uitnodiging, goedkeuring en zelfregistratie
Minder werkdruk bij de receptie (kosten- en tijdsbesparing)
Verhoogde tevredenheid van bezoekers (vermijden van wachttijden)
Hoe het werkt
Uitnodiging van bezoekers
Als host kun je een afspraak inplannen voor je bezoekers, inclusief optionele ruimte reservering, en je gasten krijgen automatisch een uitnodiging toegestuurd.
Zelfregistratie
Je bezoeker ontvangt een link naar de Visitor Management Portal, waar hij/zij de afspraak kan bevestigen en zijn/haar persoonlijke gegevens kan invoeren voor pre-registratie. Aanvullende informatie, zoals veiligheidsinstructies of plattegronden, kunnen via de portal aan de bezoeker worden verstrekt. Er wordt een QR-code verstrekt voor identificatie ter plaatse en als gastheer wordt u op de hoogte gebracht van de bevestiging van de afspraak en de ontvangst van de benodigde gegevens.
Check-in
Bij aankomst kan uw bezoeker met de ontvangen QR-code inchecken via de receptie, een zelfterminal (met de mogelijkheid van een extra identiteitscontrole) of via zijn mobiele apparaat. Optioneel ontvangt uw bezoeker een bezoekerskaart en wordt u als gastheer geïnformeerd dat uw bezoeker is aangekomen en ingecheckt.
Toegangsautorisaties
Indien nodig kunt u uw bezoeker toegang verlenen via zijn kaart of via een gepersonaliseerde QR-toegangscode, waarvoor geen fysieke pas nodig is. In beide gevallen krijgen bezoekers toegang tot uw vergaderruimte zonder dat u hen als gastheer hoeft op te halen. Na het bezoek wordt deze autorisatie automatisch verwijderd.
De automatisering zorgt voor een naadloos proces met veilige identiteitsverificatie van bezoekers.
Wanneer bezoekers inchecken bij de self-service terminal, wordt hun identiteit automatisch geverifieerd met behulp van een optionele geïntegreerde paspoort- of ID-kaartscanner.
Heb je meer informatie nodig?
Ons team staat altijd voor je klaar!
Al onze afdelingen en processen zijn ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd.
ID-ware is TISAX deelnemer.
TISAX is een geregistreerd handelsmerk van de ENX Association.
